Service de réservation de rendez-vous – Conditions Générales et Politique de Confidentialité

Le présent service de réservation de rendez-vous est édité par :

• Dénomination : ACPA PERFORMANCE
• Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 25.230 euros
• SIRET : 839 866 126 00023
• Siège social : 30 bis rue de Branlac – La Pignada – 33170 Gradignan – France
• Email : service-client@acpaperformance.com
• Téléphone : +33 (0)6 08 553 930
• Délégué à la Protection des Données (DPO) : dpo@acpaperformance.com

(ci-après dénommée « ACPA Performance » ou « l’Éditeur »).

La Plateforme repose sur la solution technique Zoho Bookings, éditée par Zoho Corporation Pvt. Ltd.. Zoho agit exclusivement en qualité de prestataire technique et de sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

ACPA Performance demeure seule responsable de l’édition de la Plateforme, de la gestion des rendez-vous et du traitement des données personnelles collectées.

La réservation d’un rendez-vous s’effectue exclusivement via la Plateforme, selon les disponibilités proposées.

La procédure de réservation comprend les étapes suivantes :

1. Sélection du type de consultation souhaitée parmi plusieurs options. Pour chacune sont précisés : la durée, la nature et la description du rendez-vous, ses modalités (en ligne ou sur site) ainsi que son prix ou sa gratuité.
2. Choix du consultant (si plusieurs sont disponibles) et sélection du créneau horaire parmi ceux proposés par la Plateforme.
3. Fourniture des informations requises dans le formulaire de réservation, notamment : identité, adresse email, numéro de téléphone, organisation, numéro de TVA intracommunautaire, pays, invités supplémentaires, produits utilisés et questions ou besoins spécifiques.
4. Validation de la réservation, incluant la vérification de sécurité (CAPTCHA), l’acceptation des présentes Conditions Générales et Politique de Confidentialité, ainsi que le paiement lorsque le rendez-vous est payant.

La réservation n’est considérée comme ferme et définitive qu’après validation par la Plateforme, matérialisée par l’envoi d’un email de confirmation au Client et, le cas échéant, encaissement effectif du règlement.

Le Client s’engage à fournir des informations exactes et à jour lors de la réservation. Toute erreur imputable au Client (ex. coordonnées incomplètes ou erronées) ne saurait engager la responsabilité d’ACPA Performance.

Certains rendez-vous proposés via la Plateforme sont gratuits, d’autres sont payants. Les informations relatives au prix, à la durée et aux modalités de chaque type de rendez-vous sont précisées lors du processus de réservation.

4.1 – Rendez-vous gratuits

Les rendez-vous identifiés comme gratuits peuvent être réservés sans frais.

4.2 – Rendez-vous payants

Pour les rendez-vous payants, le tarif applicable est celui indiqué lors de la réservation et confirmé avant validation par le Client.

• Les prix sont exprimés en euros toutes taxes comprises (TTC) et incluent la TVA au taux en vigueur, sauf mention contraire.
• Le paiement est exigible immédiatement et conditionne la validation définitive de la réservation.

4.3 – Sécurité des paiements

Le règlement des consultations s’effectue exclusivement en ligne et par carte bancaire via notre solution de paiement sécurisée. Les transactions financières sont traitées par notre partenaire Stripe, qui agit en qualité de sous-traitant de services de paiement agréé.

ACPA Performance n’a pas accès et ne conserve pas les données bancaires de ses Clients.

4.4 – Facturation

Une facture est émise par ACPA Performance et transmise au Client après validation du paiement.

Lorsque le Client agit en tant que professionnel établi dans l’Union européenne, il lui appartient de fournir un numéro de TVA intracommunautaire valide lors de la réservation afin que la facturation soit adaptée le cas échéant.

Le Client peut annuler ou reprogrammer son rendez-vous directement via la Plateforme, au plus tard 4 heures  avant l’horaire prévu :

• Les annulations effectuées dans ce délai ouvrent droit à remboursement intégral pour les rendez-vous payants, selon le même mode de paiement que celui utilisé lors de la réservation.
• Les reprogrammations sont possibles sans frais dans les mêmes conditions.

Tout rendez-vous payant annulé moins de 4 heures avant l’horaire prévu ou toute absence du Client est considéré comme dû et ne donne lieu à aucun remboursement.

Dans le cas d’un rendez-vous gratuit toute absence du Client, ou toute annulation effectuée moins de 4 heures avant l’horaire prévu, entraîne la facturation d’une indemnité forfaitaire de 40 € TTC au titre des frais de mobilisation des ressources.

Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme et de la réservation de rendez-vous, le Client s’engage à :

1. Fournir des informations exactes et complètes lors de la réservation (identité, coordonnées, organisation, numéro de TVA le cas échéant, besoins spécifiques).
2. Respecter les horaires de rendez-vous réservés et se connecter dans les conditions prévues (en ligne ou sur site).
3. Utiliser la Plateforme et les services de bonne foi, exclusivement pour des besoins légitimes de consultation, d’assistance ou de conseil.
4. Ne pas détourner ou perturber le fonctionnement de la Plateforme (ex. réservation fictive, utilisation frauduleuse).
5. Assurer la confidentialité de ses identifiants, le cas échéant, et prévenir immédiatement ACPA Performance de toute suspicion d’utilisation frauduleuse de son compte.
6. Respecter les règles d’annulation et de reprogrammation précisées à l’Article 6.

En cas de manquement à ces obligations, ACPA Performance se réserve le droit de suspendre ou d’annuler toute réservation en cours, sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts.

Toute absence ou impossibilité de se connecter pour des raisons imputables au Client ne saurait engager la responsabilité d’ACPA Performance.

ACPA Performance s’engage, dans le cadre de la fourniture de ses services de réservation et de consultation, à :

1. Fournir l’accès à la Plateforme et permettre au Client de réserver un rendez-vous conformément aux présentes Conditions.
2. Mettre à disposition des consultants qualifiés, mandatés par ACPA Performance, pour assurer les prestations convenues lors des rendez-vous.
3. Prévenir le Client en cas d’indisponibilité exceptionnelle d’un consultant ou d’impossibilité d’honorer un rendez-vous confirmé, et proposer, dans la mesure du possible, un créneau alternatif ou un remboursement.
4. Assurer la confidentialité des informations communiquées par le Client, conformément aux dispositions légales et à la Politique de Confidentialité.
5. Mettre en œuvre des moyens raisonnables de sécurité technique et organisationnelle pour garantir la protection des données traitées via la Plateforme.
6. Émettre une facture sur demande du Client, conforme pour tout rendez-vous payant, conformément à la réglementation fiscale en vigueur.

ACPA Performance est tenue à une obligation de moyens dans l’exécution des rendez-vous réservés via la Plateforme. Elle met tout en œuvre pour assurer la qualité et la disponibilité du service, sans pour autant garantir l’absence totale d’interruptions, de retards ou d’erreurs.

ACPA Performance ne saurait être tenue responsable des dommages résultant :

• d’une mauvaise utilisation de la Plateforme ou des conseils prodigués,
• de l’absence, de la négligence ou du retard du Client,
• de la fourniture d’informations inexactes ou incomplètes par le Client,
• de difficultés techniques imputables au Client (connexion internet, matériel, logiciels, etc.),
• de l’indisponibilité temporaire de la Plateforme liée à des opérations de maintenance ou à des incidents techniques échappant au contrôle raisonnable d’ACPA Performance,
• d’un cas de force majeure tel que défini par la jurisprudence française.

ACPA Performance ne saurait être tenue responsable :

• d’éventuels dysfonctionnements imputables aux prestataires techniques tiers intervenant dans le cadre du service, notamment Stripe (paiement) et Zoho Bookings (réservation),
• ni des éventuelles conséquences liées à un incident ou une faille de sécurité relevant exclusivement de la responsabilité de ces prestataires.

En toute hypothèse, la responsabilité d’ACPA Performance, si elle venait à être engagée, serait strictement limitée au montant effectivement payé par le Client au titre du rendez-vous concerné.

9.1 – Données collectées et finalités

9.2 – Bases légales des traitements

En résumé : nous traitons vos Données personnelles uniquement sur la base de fondements juridiques bien identifiés. La réglementation nous impose de vous informer que nous nous appuyons sur les bases légales suivantes :

1. L’exécution contractuelle (article 6.1.b du RGPD) : Nous traitons vos données lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande.
    → Exemple : réservation d’un rendez-vous, envoi des confirmations, rappel ou reprogrammation, mise à disposition du consultant choisi.
2. Le respect d’obligations légales (article 6.1.c du RGPD) : Nous traitons certaines de vos données car nous sommes légalement tenus de les conserver et de les utiliser dans le cadre de nos obligations fiscales, comptables ou réglementaires.
    → Exemple : émission et conservation des factures, gestion de la TVA, conservation des écritures comptables pendant la durée prévue par la loi (10 ans en France).

9.3 – Qui a accès à vos données ?

En résumé : Seules les personnes et prestataires strictement nécessaires à la gestion de vos rendez-vous ont accès à vos données. Nous ne vendons jamais vos données personnelles.

Vos données peuvent être consultées et traitées par le personnel habilité d’ACPA Performance, strictement dans le cadre de la gestion des rendez-vous, de l’assistance technique ou de la facturation.

Certaines données sont transmises à nos prestataires techniques et sous-traitants agissant pour notre compte, à savoir :

• Zoho Corporation Pvt. Ltd. (Zoho Bookings) : pour l’hébergement et la gestion technique de la Plateforme de réservation.
• Stripe Payments Europe Ltd. : pour le traitement sécurisé des paiements par carte bancaire.

Ces prestataires sont contractuellement tenus de traiter vos données uniquement selon nos instructions et dans le respect du RGPD.

Vos données peuvent également être transmises aux autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l’exige, à nos partenaires comptables ou fiscaux, uniquement dans le cadre du respect des obligations légales.

Nous nous engageons à limiter l’accès à vos données aux seules personnes ou entités qui en ont strictement besoin pour les finalités définies à l’Article 10.

Ces sous-traitants agissent conformément aux instructions d’ACPA Performance et dans le respect du RGPD.

9.4 – Durée de conservation des données

ACPA Performance conserve les données personnelles uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, augmentée des délais légaux de prescription.

• Données de réservation et de contact (nom, email, téléphone, organisation, pays, produits utilisés, besoins exprimés) : conservées 3 ans après le dernier contact ou la fin de la relation contractuelle.
• Données de facturation et fiscales (numéro de TVA, factures, écritures comptables) : conservées 10 ans, conformément aux obligations légales en matière comptable et fiscale.
• Données liées aux invités supplémentaires : conservées pour la durée de la prestation, puis supprimées au plus tard dans un délai de 12 mois.
• Données de paiement (carte bancaire) : non collectées ni conservées par ACPA Performance. Elles sont traitées exclusivement par Stripe et supprimées selon leurs propres politiques de conservation.
• Données techniques liées à la réservation (logs, confirmations, reprogrammations, annulations) : conservées 3 ans à des fins de preuve en cas de contestation.

À l’expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible, sauf obligation légale contraire.

9.5 – Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés », toute personne dont les données sont collectées via la Plateforme dispose des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir confirmation que des données la concernant sont traitées et en recevoir communication.
• Droit de rectification : corriger ou mettre à jour les données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : demander la suppression de ses données dans les cas prévus par la loi.
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements, notamment lorsqu’ils reposent sur l’intérêt légitime.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire de l’utilisation des données.
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement lorsque cela est applicable.

Ces droits s’exercent via notre formulaire électronique, ou par les autres modalités précisées à la même adresse : https://www.acpaperformance.com/discutez-avec-nous/exercice-droits-rgpd/ 

En cas de difficulté non résolue par ACPA Performance, la personne concernée conserve le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en France la CNIL (www.cnil.fr).

9.6 – Sécurité et confidentialité

ACPA Performance met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles collectées via la Plateforme.

• Sécurisation de la Plateforme : accès restreint aux seuls personnels habilités, gestion des habilitations, contrôle des accès et surveillance régulière.
• Transmissions chiffrées : toutes les communications effectuées via la Plateforme sont protégées par des protocoles sécurisés (HTTPS/TLS).
• Paiements sécurisés : les paiements par carte bancaire sont traités exclusivement par Stripe, prestataire agréé, qui applique ses propres standards de sécurité (incluant la certification PCI DSS). ACPA Performance n’a jamais accès aux données de carte bancaire.
• Hébergement et réservation : la solution technique Zoho Bookings est utilisée en qualité de sous-traitant pour l’opération de la Plateforme, et s’engage contractuellement à respecter les exigences du RGPD.
• Confidentialité contractuelle : tout accès aux données est encadré par des engagements de confidentialité stricts, tant en interne qu’avec nos prestataires.

ACPA Performance met régulièrement à jour ses pratiques afin de tenir compte de l’évolution des technologies et des risques en matière de cybersécurité.

L’ensemble des contenus accessibles via la Plateforme de réservation (textes, graphismes, logos, éléments visuels, formulaires, modèles d’e-mails, ainsi que la structure générale des services proposés) sont la propriété exclusive d’ACPA Performance ou font l’objet d’une licence d’utilisation dûment accordée (notamment via la solution technique Zoho Bookings).

Les marques ACPA Performance, Soccer BI et NabuTrack, ainsi que leurs déclinaisons, logos et identités visuelles associées, sont protégés au titre du droit des marques et du droit d’auteur. Toute utilisation non autorisée de ces éléments, à quelque titre que ce soit, est strictement prohibée.

Toute reproduction, représentation, modification, publication, transmission ou dénaturation, totale ou partielle, des contenus et services proposés, par quelque procédé que ce soit, sans l’autorisation écrite préalable d’ACPA Performance, est interdite et constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle, ainsi que par les dispositions pertinentes du Code de la propriété industrielle.

L’utilisation de la Plateforme ne confère au Client aucun droit de propriété intellectuelle sur les contenus, marques ou éléments distinctifs d’ACPA Performance ou de ses partenaires. Seul un droit d’usage personnel, limité et non exclusif est accordé, dans le strict cadre de la réservation et de la tenue des rendez-vous.

Les présentes Conditions Générales sont régies par le droit français, à l’exclusion de toute autre législation. Elles sont rédigées en langue française. En cas de traduction dans une ou plusieurs langues, seul le texte en langue française fera foi en cas de litige.

Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable en cas de non-exécution ou de retard dans l’exécution de l’une quelconque de ses obligations, dès lors que cette inexécution résulte d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

La nullité éventuelle d’une clause contractuelle n’entraîne pas la nullité des présentes Conditions Générales. Le fait qu’ACPA Performance ne se prévale pas, à un moment donné, de l’une quelconque des dispositions des présentes ne peut être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

11. 1 Litiges entre professionnels (B2B)

En cas de litige entre ACPA Performance et un Client agissant à titre professionnel, compétence expresse est attribuée aux juridictions du ressort de la Cour d’appel de Bordeaux, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

11.2 Litiges avec les consommateurs (B2C)

En cas de litige entre ACPA Performance et un Client agissant en qualité de consommateur :

• Le Client devra adresser sa réclamation préalable via le formulaire en ligne accessible sur le site https://www.acpaperformance.com/discutez-avec-nous/formulaire-de-reclamation/ .
• À défaut de résolution amiable, le Client pourra recourir gratuitement à une procédure de médiation conventionnelle, auprès du médiateur de la consommation compétent :
   Médiateur de la Fédération du e-commerce et de la vente à distance (FEVAD)
   60 rue de la Boétie – 75008 PARIS
   mediateurducommerce@fevad.com
   https://www.mediateurfevad.fr
• Le Client pourra également recourir à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges (ODR), conformément au règlement (UE) n°524/2013, accessible à l’adresse suivante : https://ec.europa.eu/consumers/odr/.

En cas d’échec de la médiation ou si le Client ne souhaite pas y recourir, le différend pourra être porté devant les tribunaux compétents conformément aux règles de droit commun.